Nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu trải nghiệm độc giả, giảm thiểu các sai sót không đáng có, tiết kiệm thời gian và nhân lực một cách hiệu quả,… tất cả là những lợi ích vượt trội mà công nghệ RFID mang lại trong quản lý, vận hành thư viện hiện đại. Bài viết dưới đây sẽ giúp khách hàng hiểu rõ hơn về công nghệ RFID trong lĩnh vực thư viện, đừng bỏ lỡ nhé!
Hạn Chế Trong Quản Lý Thư Viện Truyền Thống
Thế giới đang chuyển mình để hòa vào dòng chảy của cuộc cách mạnh công nghiệp 4.0 và dĩ nhiên, Việt Nam cũng không thể nằm ngoại lệ xu thế ấy. Trước tình hình đó, hệ thống thư viện cần có những bước chuyển mình mạnh mẽ, ứng dụng công nghệ trong quản lý, vận hành thư viện.
Theo đó, những hạn chế trong cách thức quản lý, vận hành thư viện truyền thống bao gồm:
- Quá trình vận hành chiếm khá nhiều thời gian: Người quản lý thư viện phải dành hàng giờ, hàng ngày để kiểm kê sách, xử ký các thủ tục mượn/ trả sách, độc giả cũng phải mất nhiều thời gian để chờ đợi và thực hiện các thủ tục phức tạp.
- Chắc chắn sẽ có sự sai sót trong quản lý thư viện: Tất nhiên, điều này là không thể tránh khỏi. Việc ghi chép thủ công sẽ ít nhiều dẫn đến sự sai lệch, thiếu sót trong quản lý hàng nghìn đầu sách với đa dạng các chủ đề.
- Trải nghiệm độc giả còn nhiều hạn chế: Với cách thức vận hành truyền thống, thủ tục mượn/ trả sách khá mất thời gian, bạn đọc khó khăn trong việc tìm kiếm sách mong muốn. Điều này khiến độc giả có thể “quay lưng” và đi tìm nguồn đọc khác từ các kênh trực tuyến.
- Chi phí vận hành cao: Thư viện được vận hành theo cách truyền thống cần lượng lớn nhân lực để đảm bảo thực hiện trọn vẹn các công việc liên quan như kiểm kê sách, sắp xếp sách, xử lý các vấn đề hành chính,… Điều này sẽ làm tăng chi phí vận hành toàn hệ thống.
Như vậy, việc tối ưu hóa chi phí vận hành đã và đang trở thành thách thức đối với một số thư viện hiện nay. Theo đó, việc ứng dụng công nghệ RFID trong thư viện sẽ giúp giải quyết vấn đề này bằng các tự động hóa quy trình, làm giảm sự phụ thuộc vào nhân lực, giảm chi phí vận hành một cách đáng kể.
Giải Pháp Đột Phá RFID Toàn Diện Cho Thư Viện
Hệ thống thư viện RFID ứng dụng công nghệ RFID, kết hợp công nghệ máy tính, công nghệ bộ điều khiển lập trình, công nghệ truyền thông mạng và thẻ RFID để thực hiện việc quản lý của thư viện. Hệ thống thư viện RFID không chỉ cung cấp cho độc giả những trải nghiệm mượn, trả sách tối ưu mà còn giúp nâng cao phương thức quản lý thư viện một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân lực. Đây được đánh giá là giải pháp mang tính đột phá trong quản lý, vận hành hệ thống thư viện hiện đại.
Quản Lý Hàng Nghìn Đầu Sách Một Cách Hiệu Quả
Với ứng dụng công nghệ RFID, mỗi cuốn sách sẽ được gắn một thẻ RFID nhỏ gọn, trong đó có chứa các thông tin về mã sách, tên sách, vị trí lưu trữ,… Bạn hãy liên tưởng, mỗi người đều có căn cước công dân, với ứng dụng công nghệ RFID, mỗi cuốn sách cũng có “chứng minh thư” riêng.
RFID có khả năng không tiếp xúc, đọc từ xa, đọc nhanh, đọc nhiều nhãn cùng lúc giúp việc kiểm kê hàng hóa được thực hiện nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Do đó, việc ứng dụng công nghệ RFID trong thư viện cho phép người quản lý dễ dàng kiểm kê toàn bộ sách mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức.
Hơn nữa, khi nhận diện được thẻ RFID được kích hoạt đi qua, cổng an ninh sẽ bật chuông báo chống trộm. Thẻ chỉ được vô hiệu hóa chức năng chống trộm khi một người đăng ký mượn sách tại bàn thủ thư hoặc trạm mượn sách tự động trong thư viện. Điều này giúp ngăn chặn thất lạc sách và bảo vệ tài sản của thư viện.
Ngoài ra, dữ liệu thu thập được từ hệ thống RFID được xem là “kho báu” giúp các thư viện hiểu rõ hơn về sở thích cũng như nhu cầu của phần lớn độc giả. Điều này giúp thư viện có thể lên được kế hoạch mua sách và sắp xếp kho sách hợp lý, tối ưu hóa bộ sưu tập sách trong thư viện, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của độc giả một cách trọn vẹn và hoàn hảo nhất, từ đó thu hút và giữ chân độc giả hiệu quả.
Tăng Trải Nghiệm Tối Ưu Dành Cho Độc Giả
Đặc biệt, với quá trình tự động hóa thư viện nhờ công nghệ RFID, quá trình mượn/ trả sách sẽ trở nên đơn giản hơn gấp nhiều lần, tối ưu thời gian hiệu quả cho độc giả. Hơn nữa, khi có nhu cầu mượn sách hay trả sách, độc giả không cần phải xếp hàng chờ đợi, bởi chỉ một thao tác quét là độc giả đã có thể mượn, trả nhiều sách cùng một lúc, dễ dàng, nhanh chóng, hạn chế tối đa những sai sót không đáng có từ con người.
Tối Ưu Dịch Vụ Của Thư Viện, Tiết Kiệm Chi Phí Vận Hành
Hệ thống tự động hóa thư viện nhờ công nghệ RFID, thư viện có thể cắt giảm nhân sự, tái cấu trúc quy trình kinh doanh, làm giảm đi chi phí nhân sự đáng kể. Điều này không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn đáp ứng nhu cầu của độc giả về một thư viện số hóa, thông minh, tiện ích và hiện đại. Hơn nữa, việc tự phục vụ không chỉ đơn giản hóa việc mượn, trả sách mà còn góp phần tạo nên không gian thư viện thân thiện cho độc giả. Đây là nền tảng cơ bản trong chiến lược xây dựng thư viện trở thành trung tâm văn hóa đọc và học tập của cộng đồng.
RFID trong thư viện không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, mà còn giúp nâng cao đáng kể trải nghiệm đọc sách của độc giả. Việc các thư viện sử dụng công nghệ RFID đã trở thành xu hướng phát triển tất yếu, từ đó dẫn đến các thay đổi lớn trong mô hình quản lý và vận hành thư viện.
Các Thành Phần Công Nghệ RFID Trong Lĩnh Vực Thư Viện
Theo đó, hệ thống RFID trong thư viện bao gồm 5 thành phần chính gồm:
Cổng An Ninh
Khi nhận diện được thẻ RFID được kích hoạt đi qua, cổng an ninh sẽ bật chuông báo chống trộm. Thẻ chỉ được vô hiệu hóa chức năng chống trộm khi một người đăng ký mượn sách tại bàn thủ thư hoặc trạm mượn sách tự động trong thư viện.
Trạm Thủ Thư
Mỗi chip RFID gắn trên mỗi sách đều được định danh dựa trên tần số sóng vô tuyến. Bàn thủ thư trong thư viện sẽ được trang bị máy quét thẻ RFID cùng phần mềm chuyên dụng. Chỉ cần một thác tác quét là độc giả có thể thực hiện việc mượn, trả sách đơn giản, nhanh chóng, tối ưu thời gian hiệu quả.
Trạm Mượn/ Trả Sách Tự Động
Trong thư viện, hệ thống trạm mượn, trả sách tự động sẽ được bố trí một cách hợp lý, đảm bảo làm hài lòng độc giả. Mỗi trạm sẽ được trang bị màn hình cảm ứng cho phép người dùng thao tác trên phần mềm để mượn, trả sách tự động mà không cần qua trung gian từ bất cứ người nào. Với tiện ích thông minh này, các bạn độc giả sẽ cảm thấy thoải mái và hài lòng mỗi khi ghé đến thư viện, đặc biệt là trong các khung giờ cao điểm.
Thiết Bị Đọc RFID
Đây là thành phần quan trọng không thể thiếu của bất cứ hệ thống quản lý bằng công nghệ RFID và đối với quản lý, vận hành thư viện cũng không là ngoại lệ. Bạn cần chọn thiết bị đọc RFID có độ nhạy cao, khả năng đọc nhanh, vận hành ổn định và đặc biệt là có khả năng chống nhiễu tốt. Tất nhiên, việc cân đối giữa chi phí và công năng sử dụng là yêu cầu bắt buộc mà bạn cần phải chú ý khi đầu tư thiết bị đọc RFID.
Thẻ RFID
Thẻ RFID được gắn trực tiếp lên mỗi sách, được thiết kế hình vuông hoặc hình chữ nhật. Bên dưới mỗi thẻ RFID đều được gắn chip với khả năng phát sóng vô tuyến hỗ trợ cho việc nhận diện.
Nguyên Lý Hoạt Động Của Công Nghệ RFID Trong Quản Lý Thư Viện Hiện Đại
Theo đó, nguyên lý hoạt động của hệ thống RFID thư viện như sau:
Các đầu sách sau khi được đưa vào thư viện sẽ được gắn thẻ RFID, sau đó đưa đi lập trình. Các thông tin liên quan về đầu sách sẽ được nạp vào hệ thống quản lý. Lúc này, sách đã được sẵn sàng cho mượn.
Độc giả sẽ được mượn, trả sách bằng 2 cách:
- Mượn sách, trả sách thông qua trạm thủ thư: Tại đây, thủ thư sẽ kiểm tra mã sách thông qua đầu đọc RFID và xác nhận cho mượn sách. Khi này con chip trong thẻ RFID sẽ được hủy bỏ kích hoạt. Khi này bạn mang sách qua cổng an ninh sẽ không bị chuông báo reo lên.
- Mượn ở trạm tự mượn/ trả sách: Tại đây, người mượn thực hiện tự mượn/ trả sách thông qua các hướng dẫn trên màn hình cảm ứng. Các tác vụ thực hiện tương tự như mượn/ trả tại trạm thủ thư. Sách sau khi “check out” sẽ không có vấn đề gì khi đi qua cổng an ninh.
Cuối cùng sau khi sách được trả thủ thư hoặc trạm tự động mượn/ trả sẽ kích hoạt lại thẻ RFID để cho chu trình mượn/ trả tiếp theo.
Bên cạnh đó, bạn đọc có thể trả sách qua hệ thống trả sách 24h tự động. Thiết bị này được kết hợp với hệ thống phân loại tài liệu tự động.
So sánh RFID Với Công Nghệ Mã Vạch Trong Thư Viện
Để giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về ưu điểm vượt trội của công nghệ RFID trong thư viện so với công nghệ mã vạch, bạn theo dõi bảng so sánh dưới đây của chúng tôi:
| Tiêu chí | RFID | Mã vạch |
|---|---|---|
| Phương thức hoạt động | Sử dụng sóng vô tuyến để tự động nhận dạng và theo dõi các thẻ. | Sử dụng đầu đọc quang học để quét mã vạch in trên bề mặt sản phẩm. |
| Tốc độ đọc | Nhanh, có thể đọc nhiều thẻ cùng lúc trong phạm vi nhất định. | Chậm hơn, chỉ đọc được từng mã vạch một. |
| Phạm vi đọc | Xa, không cần tiếp xúc trực tiếp, có thể đọc từ khoảng cách vài mét đến vài chục mét. | Gần, cần phải tiếp xúc trực tiếp, thường chỉ đọc được từ khoảng cách vài cm. |
| Khả năng lưu trữ dữ liệu | Lớn, có thể lưu trữ nhiều thông tin trên thẻ RFID. | Nhỏ, chỉ lưu trữ được một lượng thông tin hạn chế trên mã vạch. |
| Độ bền | Cao, thẻ RFID có khả năng chống nước, bụi, và va đập. | Thấp, chỉ sử dụng một lần. |
| Tính bảo mật | Cao | Thấp |
| Chi phí | Cao hơn so với mã vạch. | Thấp hơn so với RFID. |
Hiện nay, theo thống kê, có 2% thư viện ở Hoa Kỳ đã cài đặt công nghệ RFID và 8% thư viện trên thế giới đã áp dụng công nghệ RFID. Riêng tại châu Á, hệ thống thư viện RFID đã được đưa vào ứng dụng tại các quốc gia như Thái Lan, Singapore, Trung Quốc và Đài Loan.
Tại Việt Nam, cho đến thời điểm trước năm 2015, vẫn chưa có nhiều thư viện đầu tư vận hành thành công hệ thống RFID, điển hình có thể kể đến là thư viện các trường đại học nổi tiếng như ĐH Quốc Gia TP HCM, ĐH Quốc Gia Hà Nội, ĐH Nha Trang, ĐH Giao thông Vận tải, ĐH Ngoại thương.
Tuy nhiên, hiện nay, giá thành RFID nên hàng chục nghìn thư viện trên thế giới đã và đang ứng dụng công nghệ RFID trong lĩnh vực thư viện. Và Việt Nam cũng là quốc gia không ngoại lệ, Việt Nam đang có một làn sóng các thư viện xây dựng kế hoạch với RFID.
IT Nam Việt – Chuyên Giải Pháp RFID Trong Thư Viện Chất Lượng, Uy Tín
Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ IT Nam Việt đã và đang trở thành một trong số ít các doanh nghiệp chuyên giải pháp công nghệ toàn diện như chip RFID (bao gồm cả gia công tem RFID với kích thước, antenna, loại chip theo yêu cầu) và máy quét RFID, tem mã vạch và máy đọc mã vạch, máy in/mực in tem nhãn, máy in bluetooth cầm tay,… Với đội ngũ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, ứng dụng công nghệ tiên tiến, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối.
Đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của IT Nam Việt, chúng tôi sẽ tư vấn và cung cấp cho bạn giải pháp phù hợp, hỗ trợ bạn lựa chọn sản phẩm chuyên nghiệp theo đúng nhu cầu.
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ IT NAM VIỆT
- Địa chỉ công ty: 177/22 Quốc Lộ 1K, phường Linh Xuân, TP Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Địa chỉ showroom và làm việc: VPGD 27/13/9C đường số 27, P. Hiệp Bình Chánh, TP. Thủ Đức, TPHCM
- Điện thoại: (028) 3535 5877
- Email: Info@chiprfid.vn
